Selamat datang di Staffora, aplikasi mobile Human Resource Management (HRM) yang dikembangkan dan dikelola oleh PT. Gerbang Data Indonesia.
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi pengguna saat menggunakan aplikasi Staffora (“Aplikasi”).
Dengan menggunakan Aplikasi ini, Anda menyetujui praktik pengumpulan dan penggunaan data sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.
1. Informasi yang Kami Kumpulkan
Kami dapat mengumpulkan beberapa jenis informasi berikut:
a. Informasi Akun dan Identitas Karyawan
- Nama lengkap
- Nomor induk karyawan / ID pegawai
- Jabatan / divisi / unit kerja
- Alamat email perusahaan atau email pengguna
- Nomor telepon (jika diperlukan)
- Informasi profil pengguna lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan HRM
b. Informasi Kehadiran dan Aktivitas HRM
- Data check-in dan check-out
- Riwayat kehadiran / absensi
- Pengajuan cuti, izin, lembur, reimbursement, cash advance, atau fitur HR lainnya (jika tersedia)
- Data approval atau persetujuan yang dilakukan pengguna sesuai hak akses
c. Data Lokasi
- Lokasi saat pengguna melakukan check-in atau check-out
- Koordinat GPS (latitude dan longitude)
- Informasi lokasi lain yang diperlukan untuk validasi kehadiran atau fitur operasional tertentu
Aplikasi dapat mengakses lokasi perangkat, termasuk lokasi akurat (precise location), untuk mendukung proses absensi, validasi lokasi kerja, serta kebutuhan operasional perusahaan.
d. Data Lokasi Latar Belakang (Background Location)
Jika diaktifkan dan diperlukan oleh kebijakan perusahaan atau fitur tertentu, Aplikasi dapat mengakses lokasi di latar belakang (background location) untuk mendukung pemantauan operasional, sinkronisasi data lokasi, atau kebutuhan validasi kehadiran/aktivitas kerja tertentu.
Akses lokasi latar belakang hanya digunakan apabila benar-benar diperlukan untuk fungsi aplikasi dan sesuai dengan izin yang diberikan pengguna.
e. Kamera dan Foto
- Foto selfie absensi
- Foto bukti kehadiran atau dokumentasi pendukung
- Foto profil (jika tersedia)
- Dokumentasi lain yang diunggah melalui fitur aplikasi
Aplikasi menggunakan kamera perangkat untuk mengambil foto yang diperlukan dalam proses absensi, verifikasi, dokumentasi, atau kebutuhan fitur HRM lainnya.
f. File / Media dari Perangkat
Aplikasi dapat mengakses media atau file tertentu dari perangkat (seperti foto) apabila pengguna memilih untuk mengunggah file atau gambar sebagai bagian dari penggunaan fitur aplikasi.
g. Informasi Teknis dan Perangkat
- Tipe perangkat
- Versi sistem operasi
- Versi aplikasi
- Log error / crash (jika tersedia)
- Token notifikasi (push notification token)
- Informasi teknis lain yang dibutuhkan untuk operasional dan peningkatan layanan
2. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi
Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:
- Menyediakan layanan HRM melalui Aplikasi Staffora
- Memproses absensi, check-in, dan check-out
- Memvalidasi lokasi pengguna sesuai kebijakan perusahaan
- Memproses pengajuan karyawan seperti cuti, izin, reimbursement, cash advance, dan fitur HR lainnya
- Mengelola persetujuan (approval) oleh atasan, HR, atau pihak berwenang
- Mengirim notifikasi terkait aktivitas, approval, pengumuman, atau pembaruan sistem
- Melakukan sinkronisasi data antara perangkat dan server
- Meningkatkan performa, keamanan, dan kualitas aplikasi
- Melakukan audit internal, pemantauan operasional, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan
3. Izin Akses yang Digunakan oleh Aplikasi
Aplikasi Staffora dapat meminta izin berikut di perangkat Android:
- Kamera (CAMERA) – untuk mengambil foto selfie absensi, dokumentasi, atau kebutuhan fitur lain yang relevan.
- Lokasi Akurat dan Perkiraan (ACCESS_FINE_LOCATION / ACCESS_COARSE_LOCATION) – untuk validasi lokasi saat absensi dan kebutuhan operasional.
- Lokasi Latar Belakang (ACCESS_BACKGROUND_LOCATION) – jika diperlukan untuk fitur operasional tertentu, pemantauan, atau sinkronisasi lokasi di latar belakang sesuai kebijakan perusahaan.
- Akses Media / Penyimpanan – untuk memilih, mengunggah, atau menyimpan foto/dokumen yang relevan dengan fitur aplikasi.
- Notifikasi (POST_NOTIFICATIONS) – untuk menampilkan notifikasi terkait aktivitas HRM, approval, dan informasi penting lainnya.
- Foreground Service – untuk mendukung proses sinkronisasi data dan layanan lokasi yang berjalan saat aplikasi aktif sesuai kebutuhan operasional.
4. Dasar Penggunaan Data
Kami menggunakan data pengguna hanya sejauh diperlukan untuk:
- Menjalankan fungsi utama aplikasi HRM
- Memenuhi kebutuhan operasional perusahaan
- Menjaga keamanan dan integritas data kehadiran / aktivitas
- Mematuhi kebijakan internal perusahaan dan kewajiban hukum yang berlaku
5. Penyimpanan dan Keamanan Data
Kami berupaya melindungi data pengguna dengan langkah-langkah keamanan teknis dan administratif yang wajar, termasuk pembatasan akses, autentikasi, dan pengelolaan data melalui server yang dikelola oleh atau atas nama Perusahaan.
Namun demikian, tidak ada metode transmisi data melalui internet atau metode penyimpanan elektronik yang 100% aman. Oleh karena itu, kami tidak dapat menjamin keamanan absolut, tetapi kami berkomitmen untuk menjaga perlindungan data sebaik mungkin.
6. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga
Kami tidak menjual data pribadi pengguna kepada pihak ketiga.
Data dapat dibagikan secara terbatas kepada pihak berikut hanya jika diperlukan:
- Administrator internal perusahaan
- Tim HR, atasan, atau pihak berwenang sesuai hak akses dalam sistem
- Penyedia layanan teknis / infrastruktur yang membantu operasional sistem (misalnya hosting, push notification, atau layanan backend), sejauh diperlukan
- Pihak yang diwajibkan oleh hukum atau peraturan yang berlaku
7. Penyimpanan dan Retensi Data
Data pengguna disimpan selama diperlukan untuk:
- Menjalankan fungsi aplikasi
- Memenuhi kebutuhan operasional dan administrasi perusahaan
- Memenuhi kewajiban hukum, audit, atau kepatuhan internal
Setelah tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus, dianonimkan, atau disimpan sesuai kebijakan retensi data perusahaan.
8. Hak Pengguna
Pengguna dapat menghubungi administrator internal atau Perusahaan untuk:
- Meminta informasi terkait data yang diproses
- Memperbarui data profil tertentu
- Melaporkan kesalahan data
- Mengajukan pertanyaan terkait privasi dan penggunaan data
Sebagian hak pengelolaan data dapat dibatasi sesuai kebutuhan operasional perusahaan, struktur kewenangan, atau kewajiban hukum.
9. Penggunaan oleh Karyawan / Pengguna Internal
Aplikasi Staffora pada dasarnya ditujukan untuk penggunaan internal oleh karyawan, staf, atau pihak yang diberikan otorisasi oleh Perusahaan. Penggunaan Aplikasi ini tunduk pada kebijakan internal, SOP, dan ketentuan kerja yang berlaku di lingkungan Perusahaan.
10. Layanan Pihak Ketiga
Aplikasi dapat menggunakan layanan pihak ketiga untuk mendukung fungsi tertentu, seperti:
- Layanan push notification
- Layanan peta atau lokasi
- Layanan backend / hosting / cloud infrastructure
- Layanan analitik atau pelaporan error (jika digunakan)
Penggunaan layanan pihak ketiga tersebut dilakukan sejauh diperlukan untuk operasional aplikasi dan dapat tunduk pada kebijakan privasi masing-masing penyedia layanan.
11. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur aplikasi, kebijakan internal, atau ketentuan hukum yang berlaku.
Perubahan akan diumumkan melalui pembaruan pada halaman ini dengan mencantumkan tanggal pembaruan terbaru.
12. Kontak Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan terkait Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi:
- Nama Perusahaan: PT. Gerbang Data Indonesia
- Email: gerbangdataid@gmail.com
- Website: gerbangdata.co.id
- Alamat (Opsional): Kota Jakarta Timur, DKI Jakarta
13. Persetujuan
Dengan menggunakan Aplikasi Staffora, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.